Como todas las cosas que damos por sentado, una buena gestión de proyecto no se da importancia, nadie lo nota. Ahora, cuando se hace mal… arde Troya. Ya va siendo hora que alguien lo diga alto y claro: Nada funcionaría en una entrega (y aunque hablamos de diseño gráfico esto se puede extrapolar a todo) si no hubiera alguien pendiente de las decenas de tareas, múltiples diseñadores trabajando paralelamente, versión sobre versión del mismo diseño, cambios de última hora, aprobaciones pendientes, fotografías por recibir, textos que todavía no son definitivos (aunque quede un día para el deadline) y muchas, muchas fechas. Eso sí, desde fuera parece todo fluidísimo. 

¡Pues he aquí dos gestores de proyectos! Y queremos un poquitito de protagonismo durante un rato, para contaros lo que hacemos para que este engranaje, compuesto de tantas piezas, no deje de funcionar. Si estás pensando que todo se resuelve con una lista de tareas, no lo digas en voz alta, y sobre todo no delante de tu gestor de proyectos, salvo que quieras presenciar como la cabeza de tu compañera/o sufre una combustión espontánea.

Nada es para siempre

Empezamos a planificar, que es fundamental. Ahora bien, no os penséis que el planning va a cumplirse exactamente como se ha dibujado. Se adelanta una fecha, una aprobación llega más tarde, una fotografía no está disponible, entra un proyecto urgente o una pieza que parecía sencilla resulta no serlo tanto.

La gestión de proyectos no consiste en construir un calendario perfecto y esperar que nada se mueva. Consiste en crear un sistema suficientemente sólido como para soportar los cambios sin perder el control.

En ese sentido, gestionar proyectos se parece bastante a jugar al Tetris, con la pequeña diferencia de que aquí las piezas pueden cambiar de forma mientras están cayendo. Divertido ¿eh?

También cambia constantemente la prioridad. Una de las palabras más habituales en cualquier estudio es “urgente”, pero cuando todo es urgente, en realidad nada lo es. Una parte importante de nuestro trabajo consiste en distinguir qué necesita ocurrir primero. Hay tareas que bloquean o condicionan otras, como esa revisión que si no sucede hoy va a generar un problema dentro de tres días.

Por tanto no se trata solo de gestionar tareas como entes aislados, sino prever todo aquello que puede salir mal en el conjunto del proceso.

No somos dioses

¿O si? Después de muchos años gestionando grandes volúmenes de trabajo, entregas ajustadas y desafíos técnicos, hemos ido afinando nuestros sistemas para encontrar la solución más adecuada en cada situación. Aún así, aprendemos algo nuevo con cada proyecto (me temo que seguimos siendo simples mortales). 

Hace años nos enfrentamos a uno de nuestros primeros proyectos realmente colosales. Decenas de artículos, distintos estados y muchísima información que controlar. Decidimos reservar la pared más grande del estudio y montar allí una gran visión general del proyecto.

Cada artículo tenía su lugar y toda la información estaba organizada mediante post-it. Muchos post-it. ¿O se dice post-its? Cuando terminamos dimos unos pasos hacia atrás y contemplamos orgullosos aquella magnífica torre de control analógica.

El problema llegó a la mañana siguiente, cuando encontramos prácticamente todos los post-it..s en el suelo. Durante la noche, nuestro impecable sistema de seguimiento decidió venirse abajo, un drama. Durante mucho rato solo hubo silencio y miradas perdidas en el vacío.

De todo se aprende. Seguimos creyendo muchísimo en disponer de una visión global de cada proyecto, pero ahora procuramos que esté respaldada por un soporte digital fiable. Y además así dormimos mejor.

Esta anécdota resume bastante bien cómo entendemos hoy la gestión de proyectos. Los procesos no son algo fijo. Evolucionan a medida que aparecen nuevos retos y aprendemos de los errores.

A veces se piensa que los procesos, los timings y la organización limitan la creatividad. Nuestra experiencia es justo la contraria. Una buena gestión protege el tiempo creativo. Un diseñador debería poder concentrarse en diseñar, no en buscar información, descubrir qué versión es la correcta o perseguir aprobaciones. Cuanto mejor resuelta está la gestión, más espacio tiene el equipo para pensar, probar, equivocarse, corregir y mejorar.

El diseñador, a diseñar. El cliente, a tomar las decisiones que le corresponden. Y nosotros, a conseguir que todas las piezas se muevan en el momento adecuado.

Dormimos mejor todos 

Hay además una parte de la gestión que no aparece en ningún planning, pero que consideramos fundamental: la tranquilidad del cliente.

Cuando alguien nos confía un proyecto no debería necesitar perseguir constantemente a la agencia para saber qué está pasando. Una buena gestión consiste también en dar confianza.

Que el cliente sepa que alguien está pendiente, que controlamos los siguientes pasos, que conocemos las fechas y que, si aparece un problema, se está gestionando.

Coordinamos decenas o cientos de pequeñas decisiones para que el cliente reciba una entrega clara. Y cuando todo funciona, probablemente nadie piense: “Qué magnífica gestión de proyectos”.

Perfecto. Es exactamente lo que buscamos.

Porque si todo ha ido bien, el cliente verá un buen proyecto, entregado cuando toca y con la calidad que esperaba.

Nosotros veremos todo lo que ha sucedido detrás para conseguirlo. Y, por supuesto, comprobaremos que no haya ningún post-it en el suelo.